VCA halen zonder externe veiligheidskundige: kan dat?

Moet er een veiligheidskundige in dienst zijn voor VCA*? Nee. Lees wat VCA wel eist van de VGM-functionaris en wanneer u er een deskundige bij haalt.

Laatst bijgewerkt: 23 juli 2026

Dit is de vraag die veel mkb-bedrijven laat afhaken nog voordat ze beginnen. Er ligt een VCA-eis van een opdrachtgever op tafel, iemand zegt dat daar een veiligheidskundige voor nodig is, en het traject stopt bij de gedachte aan een dure specialist die u er niet zomaar bij aanneemt. Dat beeld klopt niet, maar het is ook geen simpel "welnee, dat kan gewoon zelf". De waarheid zit in drie lagen die in de praktijk voortdurend door elkaar lopen. Zoekt u eerst het overzicht, begin dan bij onze pijlerpagina VCA voor het mkb.

Drie dingen die door elkaar lopen

Als het gesprek over VCA en veiligheidskundigen gaat, worden er bijna altijd drie verschillende dingen op één hoop gegooid:

1. De rol. VCA wil dat er iemand is aangewezen die over veiligheid, gezondheid en milieu gaat: de VGM-functionaris. Dat is een rol binnen uw eigen bedrijf, geen vacature.
2. De deskundigheid. Diezelfde persoon moet er genoeg van weten, of er aantoonbaar iemand bij halen die dat wel doet. Dat mag intern én extern.
3. De toetsing van de RI&E. Of uw risico-inventarisatie en evaluatie door een gecertificeerde kerndeskundige getoetst moet worden, staat helemaal los van VCA. Dat is een vraag uit de Arbowet, met een eigen regel en een eigen uitzondering voor kleine bedrijven.

Wie deze drie uit elkaar houdt, ziet meteen waar de ruimte zit. We lopen ze een voor een langs.

Zoekt u het bredere plaatje, dus de hele route naar een VCA*-certificaat zonder adviesbureau en wat dat kost? Dat staat in ons artikel VCA*-bedrijfscertificaat behalen: kosten en zelf aanpakken. Dit artikel gaat over iets specifiekers: de persoon en de deskundigheid die VCA van u vraagt.

Laag 1: de VGM-functionaris is een rol, geen extra medewerker

VCA* vraagt dat u iemand aanwijst die over veiligheid, gezondheid en milieu gaat. In onze normcatalogus staat die eis in gewone taal zo: "Er is iemand aangewezen die over veiligheid, gezondheid en milieu gaat. Die persoon staat met naam in ons organogram en praat rechtstreeks met de directie. Zijn taken en wat hij mag beslissen staan op papier. Hij weet er genoeg van, of hij haalt er aantoonbaar een deskundige bij."

Dat is de hele eis. Er staat niet dat die persoon veiligheidskunde als beroep moet hebben, en er staat niet dat het iemand van buiten moet zijn. In veel mkb-bedrijven is de VGM-functionaris de bedrijfsleider, de uitvoerder, de werkvoorbereider of de eigenaar zelf. Wat VCA wél vastlegt, is hoe die rol eruitziet:

• De functionaris staat met naam in het organogram. Niet "de afdeling KAM", maar een naam.
• Hij rapporteert rechtstreeks aan de directie. Geen tussenlaag die veiligheidssignalen kan afvlakken.
• Zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden staan op papier, inclusief de bevoegdheid om onveilig werk stil te leggen. Dat laatste is geen detail: een VGM-functionaris die niets mag stilleggen, is een postbus.
• Hij is bekend binnen de organisatie en op de werkvloer. Uw mensen moeten weten bij wie ze terechtkunnen.
• Er is geregeld wie waarneemt bij afwezigheid.

Bij VCA* horen daar drie concrete documenten bij: een organogram met de VGM-functionaris erin, een functieomschrijving, en de diploma's of getuigschriften waaruit de deskundigheid blijkt. Dat is meteen het bruggetje naar laag twee.

Laag 2: de deskundigheid, en de drie manieren om die te regelen

Hier zit de kern van het antwoord. De deskundigheid achter de rol kan op drie manieren geregeld zijn, en u kiest er één:

Die derde route is voor de meeste mkb-bedrijven de praktijk, en hij is een stuk lichter dan mensen denken. Twee dingen zijn daarbij belangrijk.

U hoeft niemand permanent in dienst te nemen. De deskundigheid mag u inhuren. Wat u moet kunnen laten zien, is dat die deskundige er ook echt bij is geweest: aantoonbare inzet, in de praktijk ten minste één keer per certificatieperiode. Dat is een paar keer meekijken op de momenten die ertoe doen, geen vaste kracht op de loonlijst.

De regie blijft bij u. Kiest uw VGM-functionaris voor externe deskundigheid, dan moet hij zelf ten minste over een geldig VOL-VCA-diploma beschikken. Logisch ook: u besteedt de kennis uit, niet de verantwoordelijkheid. De persoon die bij u binnen over veiligheid gaat, moet zelf weten waar hij het over heeft.

En let op het verschil met de persoonsdiploma's van uw team. B-VCA en VOL-VCA zijn diploma's van individuele medewerkers. VCA*, VCA** en VCA Petrochemie zijn de certificaten van uw bedrijf. U kunt honderd procent gediplomeerde medewerkers hebben en toch geen geldig bedrijfscertificaat, en andersom. Twijfelt u welk niveau bij uw bedrijf hoort, lees dan eerst welk VCA-niveau uw bedrijf nodig heeft.

Laag 3: de toetsing van de RI&E is een aparte, wettelijke vraag

Dit is waar de meeste verwarring ontstaat, want hier komt wél een gecertificeerde deskundige in beeld, alleen niet vanuit VCA.

Uw risico-inventarisatie en evaluatie komt uit de Arbowet, niet uit de VCA-checklist. VCA vraagt dat u er een heeft, dat hij actueel is en dat hij op een vaste manier is opgesteld, samen met uw veiligheidsman of veiligheidsvrouw. De Arbowet stelt daarnaast de vraag of uw RI&E en plan van aanpak getoetst moeten worden door een gecertificeerde arbodienst of arbokerndeskundige.

Het uitgangspunt is dat die toetsing verplicht is. Het Steunpunt RI&E noemt daarbij een aantal uitzonderingen, waarvan er twee relevant zijn voor kleine bedrijven:

• Bedrijven met maximaal 25 medewerkers in dienst die hun RI&E opstellen met een erkend branche-instrument, hoeven die RI&E niet te laten toetsen. Beide voorwaarden gelden tegelijk: een eigen zelfgemaakt bestand telt niet, ook niet bij twintig medewerkers, en een erkend instrument helpt u niet meer bij dertig medewerkers.
• Bedrijven die maximaal veertig uur per week personeel in dienst hebben, mogen de Checklist Gezondheidsrisico's gebruiken, die niet getoetst hoeft te worden.

Twee kanttekeningen, en die zijn belangrijk. Uw bedrijf moet daadwerkelijk tot de branche horen waarvoor het instrument bedoeld is, en het instrument moet erkend zijn op het moment dat u uw RI&E afrondt. Dit is bovendien wetgeving die beweegt: er liep in 2026 een vernieuwde erkenningsprocedure voor branche-RI&E's. Wij geven hier geen juridisch oordeel over uw situatie. Controleer de actuele stand bij het Steunpunt RI&E of het Arboportaal, of leg het even voor aan uw arbodienst. Dat kost u één telefoontje en voorkomt een verrassing bij de audit.

Wat u hieruit vooral moet meenemen: ook als toetsing in uw geval verplicht is, is dat een afgebakende opdracht aan een kerndeskundige, geen reden om een veiligheidskundige in vaste dienst te nemen.

Wilt u zien hoe dit er voor uw eigen bedrijf uitziet, met de documenten al klaargezet? Bekijk Mensje Light en start vandaag →

Wat dit in de praktijk betekent voor een bedrijf van vijftien man

Stel: u heeft vijftien mensen, u werkt met eigen mensen op locatie, en een opdrachtgever eist VCA*. Dan ziet het er ongeveer zo uit.

U wijst iemand aan als VGM-functionaris, bijvoorbeeld uw uitvoerder. Hij staat met naam in het organogram, rapporteert rechtstreeks aan u, en zijn taken en bevoegdheden staan op één A4, inclusief het recht om werk stil te leggen. Zelf heeft hij VOL-VCA. De veiligheidskundige deskundigheid haalt u erbij: een middelbaar veiligheidskundige of uw arbodienst, die meekijkt bij de RI&E en aantoonbaar betrokken is. Uw RI&E stelt u op met het erkende instrument van uw branche. Uw mensen halen hun B-VCA en uw leidinggevenden hun VOL-VCA. En de rest van het werk zit niet in specialisten inhuren, maar in aantonen dat het bij u ook echt zo werkt.

Dat laatste is waar bedrijven struikelen, niet op de vraag of er een veiligheidskundige in dienst is. Een organogram is zo gemaakt. Aantonen dat uw mensen weten wie de VGM-functionaris is, dat ze zich vrij voelen om iets te melden en dat een LMRA meer is dan een kaartje in een borstzak: dat is het echte werk. Zoals René, oprichter van KAREL & Zonen, het zegt: het heeft geen zin om domme dingen slimmer te doen. Een externe adviseur die uw hele dossier volschrijft, lost dat niet op. Uw eigen mensen wel.

Hoe Mensje Light dit ondersteunt

Mensje Light is geen veiligheidskundige en vervangt er ook geen. Wat het wel doet, is het administratieve en het bewijsdeel van VCA* uit handen nemen, precies op de punten die hierboven langskwamen.

De documenten rond de VGM-functionaris staan klaar als invulbaar sjabloon. Het organogram met de VGM-functionaris, de functieomschrijving met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, en de vastlegging van diploma's en getuigschriften. Bij dat laatste sjabloon staat letterlijk de keuze uit laag twee: eigen deskundigheid (MVK of gelijkwaardig), beroep op een interne deskundige, of beroep op een externe deskundige, met een veld voor de aantoonbare inzet van die deskundige. U hoeft dus niet zelf te bedenken wat er in zo'n document hoort te staan; u kiest wat bij u past en vult aan.

U vult uw deskundige één keer in. Mensje vraagt eenmalig een handvol vaste bedrijfsgegevens, waaronder "Welke deskundige schakelt u in?" met de toelichting dat dat meestal extern is: een middelbaar veiligheidskundige of uw arbodienst. Dat antwoord gebruikt het systeem daarna vanzelf op de juiste plek in de documenten, net als de naam van wie er namens de directie tekent en wie er bij u over kwaliteit en veiligheid gaat.

De hele VCA*-lijst staat er. Voor VCA* gaat het om 36 verplichte documenten en registraties, van de VGM-beleidsverklaring en de RI&E tot het register van keuringen en de onderzoeksverslagen van incidenten. In Mensje ziet u per certificaat wat er al staat, wat ontbreekt en wat verlopen is.

En het bewijs bouwt zich op via uw eigen mensen. Het systeem zet automatisch korte enquêtes uit onder uw medewerkers en bouwt daarmee per eis auditklaar bewijs op: wat er gemeten is, welke score eruit komt en welk bewijs erbij hoort. Dat is precies het deel dat een externe adviseur níét voor u kan invullen, want het gaat over wat er bij u op de werkvloer gebeurt. In plaats van één keer per jaar het dossier oppoetsen, loopt het mee.

Wilt u weten hoe de kostenkant er dan uitziet, inclusief de posten die buiten Mensje vallen? Dat staat in wat een VCA-certificaat kost. Heeft u haast omdat een opdrachtgever een datum heeft genoemd, lees dan zonder VCA geen opdracht: zo regelt u het op tijd.

Wat het kost, en voor wie het past

Mensje Light kost, afhankelijk van bedrijfsgrootte en aantal normen, tussen €150 en €370 per maand; voor de meest gekozen combinatie (ISO 9001 en VCA* samen, 25 tot 100 medewerkers) is dat €300 per maand. U meldt zich vandaag aan, betaalt met iDEAL en begint vandaag. Na het eerste kwartaal is het abonnement maandelijks opzegbaar. De persoonlijke examens van uw medewerkers, de audit bij de certificerende instelling en de uren van een deskundige die u inhuurt, betaalt u daarnaast, net als bij elke andere route. Gaat het om meerdere vestigingen of veel normen tegelijk, of wilt u liever alles laten inrichten? Dan is er Mensje Maatwerk, met een prijs op maat.

Waar het niet voor bedoeld is, zeggen we er meteen bij. Mensje Light ondersteunt VCA*, niet VCA** en niet VCA Petrochemie. Stuurt u zelf onderaannemers aan of treedt u op als hoofdaannemer, dan zit u op een zwaarder niveau en past Mensje Light niet. Het werkt het beste bij bedrijven die met eigen mensen op locatie werken; in de praktijk tot ongeveer zestig medewerkers. En het geeft geen garantie op certificering: de audit blijft altijd bij een certificerende instelling liggen.

Wat dit voor u betekent

U kunt niet bijtanken zonder stil te staan. De vraag "kan dat, VCA zonder externe veiligheidskundige" is meestal geen vraag naar een regel, maar naar een uitweg: mag ik hieraan beginnen zonder dat het meteen een dure specialist en een dossier vol schijnzekerheid wordt? Het antwoord is ja. VCA vraagt om een aanwijsbaar iemand die over veiligheid gaat, om deskundigheid die u mag inhuren, en om bewijs dat het bij u ook echt zo werkt. Dat eerste heeft u waarschijnlijk al in huis. Het tweede is een afspraak. Het derde is waar het echt om gaat, en dat komt van uw eigen mensen, niet van een adviseur.