Mensje is een dienst van v.o.f. KAREL & Zonen, Bachstraat 6, 5171 BV Kaatsheuvel (KvK 64543161, btw NL855711693B01). Voor vragen over privacy: info@karelenzonen.nl.
Voor de gegevens die een klant in Mensje invoert, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Voor de accountgegevens van de klant zelf zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
U bent niet wettelijk verplicht ons gegevens te geven, maar zonder de accountgegevens kunnen wij de dienst niet leveren.
Over de enquêtes. Een uitnodiging gaat naar een persoon, dus de antwoorden zijn niet anoniem in technische zin. In de uitkomsten en in de documenten tonen wij alleen tellingen per eis, nooit wie wat heeft geantwoord. Sinds 22 juli 2026 komen opmerkingen van medewerkers ook niet meer letterlijk in auditdocumenten. Wij vragen niet naar bijzondere persoonsgegevens; omdat een opmerking vrije tekst is, wijst de klant zijn medewerkers erop dat die bedoeld is voor het systeem en niet voor persoonlijke mededelingen.
Op onze website kunt u vrijblijvend de Auditklaar-scan invullen: tien vragen over ISO 9001 en VCA*. Wij leggen daarbij vast: uw naam, uw bedrijfsnaam, uw zakelijke e-mailadres, uw tien antwoorden, de uitkomst, het moment van invullen, de tekst van de toestemming die u aanvinkte met het tijdstip erbij, en de herkomstgegevens uit paragraaf 2.
Wij gebruiken die gegevens om u de uitkomst per e-mail te sturen en om u daarna over Mensje te informeren. De grondslag is uw toestemming, die u geeft met het vinkje op de scanpagina; zonder dat vinkje slaan wij niets op. U kunt uw toestemming altijd intrekken met de afmeldlink onderaan elke e-mail die wij u over de scan sturen, via info@karelenzonen.nl, of door te reageren op een van onze e-mails. Meldt u zich af, dan leggen wij dat moment vast en sturen wij u geen e-mail meer over Mensje. Dat verandert niets aan wat vóór het intrekken al gebeurde.
Wij bewaren een ingevulde scan twaalf maanden en verwijderen hem daarna automatisch, met uw antwoorden en uw contactgegevens erin. Twaalf maanden omdat een auditcyclus een jaar beslaat: daarna zegt een scan niets meer over uw situatie. Wordt u in die periode klant, dan staan uw accountgegevens los in uw eigen omgeving en loopt de scan zelf gewoon af.
De uitkomst van de scan is een indicatie op basis van uw eigen antwoorden: een richting, geen belofte. Het is geen uitspraak over uw certificering. De scan is geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 van de AVG: er wordt geen besluit over u genomen.
Wij gebruiken deze gegevens om de dienst te leveren, te beveiligen, te factureren en te ondersteunen. De grondslagen daarvoor zijn: de uitvoering van de overeenkomst (het leveren van Mensje en de facturatie), ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige dienst (beveiliging, logboek, misbruik voorkomen), uw toestemming (webstatistiek en advertentiemeting, zie paragraaf 9, en de Auditklaar-scan, zie paragraaf 3) en onze wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen. Toestemming kunt u altijd intrekken; dat verandert niets aan wat daarvóór gebeurde.
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken de gegevens van een klant niet om onze eigen dienst te trainen, tenzij die klant daar apart schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij bewaren gegevens zolang het account actief is. Na beëindiging blijft het dossier dertig dagen beschikbaar zodat u het kunt meenemen; daarna verwijderen wij het, met uitzondering van de back-ups, die volgens hun eigen cyclus aflopen, en van gegevens met een wettelijke bewaarplicht zoals facturen.
Voor de Auditklaar-scan geldt een eigen termijn: twaalf maanden na het invullen, daarna verwijderen wij de scan automatisch. Zie paragraaf 3.
Alleen met verwerkers die ons helpen de dienst te leveren, op basis van verwerkersovereenkomsten:
| Verwerker | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Railway Corp. (VS) | hosting van de applicatie, de database en de back-ups | opslag in de Europese Unie, beheer vanuit de Verenigde Staten |
| Resend Inc. (VS) | verzending van uitnodigingen, herinneringen, accountmails, facturen, meldingen en de uitkomst van de Auditklaar-scan | Verenigde Staten |
| Anthropic Ireland, Limited | tekstuele hulp bij het opstellen van documenten | Ierland, met verwerking mede in de Verenigde Staten |
Voor zover gegevens daarbij buiten de Europese Economische Ruimte komen, is dat als volgt geborgd: bij Railway, Resend en Anthropic via de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, opgenomen in hun verwerkersovereenkomsten. Resend neemt daarnaast deel aan het EU-US Data Privacy Framework; de standaardcontractbepalingen gelden daar zelfstandig naast, dus de doorgifte blijft ook geborgd als dat kader zou wegvallen. Een kopie van die waarborgen kunt u opvragen via info@karelenzonen.nl; het Data Privacy Framework is in te zien op dataprivacyframework.gov. De actuele lijst met toelichting staat op de pagina Subverwerkers.
Voor de betaling van het abonnement gebruiken wij Mollie B.V. (Nederland). Mollie is voor de betaalgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke, omdat betaaldienstverleners eigen wettelijke plichten hebben. Hoe Mollie met uw gegevens omgaat leest u in de privacyverklaring van Mollie op mollie.com.
Wij verkopen uw gegevens niet.
Mensje gebruikt kunstmatige intelligentie rond uw verplichte documenten. Het vat samen wat uw medewerkers bij een eis hebben opgemerkt, het snijdt onze standaardteksten toe op uw bedrijf, en het leest het handboek door dat u zelf aanlevert. In de enquête zelf komt geen kunstmatige intelligentie voor.
Levert u uw eigen handboek, procedures of formulieren aan voor de inleescheck, dan gaat de tekst van die bestanden mee, inclusief de namen en functies die u er zelf in heeft gezet. U bepaalt zelf welke bestanden u aanlevert; lever niets aan wat er niet in hoort. Wat eruit komt is een overzicht van wat wij per verplicht document in uw tekst terugvonden, met de bestandsnaam en de bladzijde erbij, zodat u het kunt nalezen. Wij stellen daarbij alleen vast wat er staat; of dat genoeg is voor uw certificaat bepaalt uw auditor. Niets daarvan wordt uw document totdat u het zelf overneemt.
Wat er naartoe gaat, hangt af van de taak. Bij het samenvatten van opmerkingen: de tekst van de eis, het gemeten percentage en de tekst van hoogstens 25 opmerkingen per keer. Bij het toesnijden van onze standaardteksten: die tekst zelf, uw bedrijfsnaam, het aantal vestigingen, het geschatte aantal medewerkers, en de namen van de functionarissen die u zelf bij uw vaste gegevens heeft ingevuld: wie namens de directie tekent, wie over kwaliteit en veiligheid gaat, wie de interne audits uitvoert en wie de verslagen ontvangt. Die namen horen in een auditdocument thuis en staan daar sowieso in.
Wat er nooit naartoe gaat: e-mailadressen, en welk antwoord of welke opmerking bij welke medewerker hoort. Een opmerking is vrije tekst; zet een medewerker daar zelf een naam in, dan schrijft onze opdracht aan het model voor dat die naam niet in de uitkomst komt en dat niemand aanwijsbaar mag worden, ook niet via zijn functie of afdeling.
Wat eruit komt is altijd een voorstel dat u kunt wijzigen, en het document laat zien dat Mensje het heeft opgesteld. Er wordt geen enkel besluit over een persoon genomen, en er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 van de AVG.
Deze verwerker gebruikt uw gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert invoer en uitvoer binnen dertig dagen; alleen bij een vermoedelijke schending van het gebruiksbeleid kan dat oplopen tot twee jaar. Wilt u deze hulp voor uw omgeving niet gebruiken, laat het ons weten; alles valt dan terug op onze standaardteksten.
Wij nemen passende maatregelen: versleutelde verbindingen, verplichte tweestapsverificatie bij het inloggen, gescheiden toegang per bedrijf, een activiteitenlogboek, dagelijkse back-ups buiten de servers zelf, en een gescheiden testomgeving zodat er nooit in klantgegevens wordt geoefend. De toegangscontroles worden bij elke wijziging opnieuw getoetst.
In de applicatie, dus na het inloggen, gebruiken wij alleen functionele opslag: nodig om u ingelogd te houden en om uw voorkeuren te onthouden, zoals het licht of donker thema. Daar meten wij niets en staan geen cookies van derden. Eén moment hoort nog bij het aanmelden en niet bij het gebruik: het scherm dat u ziet als u terugkomt van de betaling, voordat u voor het eerst inlogt. Daar tellen wij, alleen als u op de website voor statistieken koos, één keer dat de aanmelding is betaald. Er gaat geen naam, geen e-mailadres, geen bedrijfsnaam en geen betaalkenmerk mee.
Op de website gebruiken wij Google Analytics om te zien hoe bezoekers de site gebruiken, en meten wij of onze advertenties werken. Bij uw eerste bezoek kiest u zelf wat wij mogen: alles, alleen statistieken, of niets. Zonder uw toestemming plaatsen wij geen statistiek- of advertentiecookies; er gaan dan alleen cookieloze technische signalen naar Google, zonder profiel. Kiest u voor advertenties, dan bewaren wij ook het kenmerk van de advertentieklik waarmee u binnenkwam ten hoogste negentig dagen, zodat wij aan Google kunnen doorgeven dat een advertentie tot een klant leidde. U kunt uw keuze altijd wijzigen of intrekken; dat heeft geen gevolgen voor het gebruik van de site. Google verwerkt deze gegevens deels in de Verenigde Staten onder het EU-US Data Privacy Framework.
U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, en u kunt bezwaar maken. Stuur een verzoek naar info@karelenzonen.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Heeft u ergens toestemming voor gegeven, dan kunt u die altijd intrekken. Dat verandert niets aan wat vóór het intrekken al gebeurde.
Bent u medewerker van een bedrijf dat Mensje gebruikt? Richt uw verzoek dan aan uw werkgever: die bepaalt wat er met de gegevens gebeurt. Wij helpen hem daarbij.
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij een nieuwe verwerker inschakelen. Bij een wijziging die u raakt, laten wij dat ten minste dertig dagen vooraf weten. De datum bovenaan geeft aan wanneer deze verklaring voor het laatst is bijgewerkt.