| Subverwerker | Waarvoor | Welke gegevens | Doorgifte |
|---|---|---|---|
| Railway Corp. (Verenigde Staten); opslag in de Europese Unie, regio EU West | hosting van de applicatie, de database en de back-ups | alle gegevens in Mensje | standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Railway |
| Resend Inc. (Verenigde Staten) | verzending van uitnodigingen, herinneringen, accountmails, facturen, meldingen en de uitkomst van de Auditklaar-scan | naam en e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van het bericht | standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Resend, naast deelname aan het EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic Ireland, Limited; verwerking mede in de Verenigde Staten | tekstuele hulp bij het opstellen van verplichte documenten, en het doorlezen van een handboek dat u zelf aanlevert | de tekst van de eis, het gemeten percentage en de tekst van hoogstens 25 opmerkingen; bij het toesnijden van standaardteksten ook de bedrijfsnaam, het aantal vestigingen, het geschatte aantal medewerkers en de namen van de functionarissen uit de vaste gegevens (directie, kwaliteit en veiligheid, interne auditor, ontvanger van de verslagen); bij de inleescheck de tekst van de bestanden die u aanlevert, inclusief de namen en functies die u daar zelf in heeft gezet | standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Anthropic |
Railway draagt de hele dienst: de applicatie, de database en de back-ups. Zowel de productie- als de testomgeving staat in de regio EU West. De testomgeving heeft een eigen database met alleen demonstratiegegevens, nooit gegevens van klanten. Railway huurt de onderliggende capaciteit zelf in bij grote cloudleveranciers, op dit moment Google Cloud, Amazon Web Services en DataPacket; Railway houdt die lijst bij op zijn eigen trustpagina en meldt wijzigingen vooraf aan ons.
Resend verstuurt alle e-mail die Mensje uitgaand nodig heeft: uitnodigingen voor een enquête, herinneringen, mails over het account zoals een wachtwoordherstel, facturen, seintjes dat een document verloopt, en de uitkomst van de Auditklaar-scan die u op onze website kunt invullen. De inhoud van een ingevulde enquête gaat er niet doorheen. De opslag bij Resend staat in de Verenigde Staten: de verzendregio die wij instellen bepaalt alleen vanwaar een bericht vertrekt, niet waar de gegevens worden bewaard.
Anthropic wordt gebruikt rond de verplichte documenten, en nooit in de enquête zelf. De namen die meegaan zijn uitsluitend die van functionarissen die u zelf bij uw vaste gegevens invulde; die staan sowieso in een auditdocument. Welk antwoord of welke opmerking bij welke medewerker hoort gaat nooit mee. Deze verwerker gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert invoer en uitvoer binnen dertig dagen; alleen bij een vermoedelijke schending van het gebruiksbeleid kan dat oplopen tot twee jaar.
Levert u uw eigen handboek, procedures of formulieren aan voor de inleescheck, dan gaat de tekst van die bestanden mee, inclusief de namen en functies die u er zelf in heeft gezet. U bepaalt zelf welke bestanden u aanlevert. Wat eruit komt is een overzicht van wat wij per verplicht document in uw tekst terugvonden, met de bestandsnaam en de bladzijde erbij; niets daarvan wordt uw document totdat u het zelf overneemt.
Aanvullend hebben wij drie grenzen in het systeem zelf ingebouwd: deze hulp werkt alleen bij het pakket Mensje Light, is met één schakelaar volledig uit te zetten, en er geldt een maximum aantal aanroepen per maand, zowel per bedrijf als over alle bedrijven samen. Raakt zo'n grens vol, dan valt het opstellen van teksten terug op onze standaardtekst en zegt de inleescheck met zoveel woorden dat het aan ons ligt; wij laten het nooit lijken alsof er iets mis is met uw bestanden. Wilt u de hulp voor uw omgeving niet gebruiken, laat het ons weten; alles valt dan terug op onze standaardteksten.
Voor de betaling van het abonnement gebruiken wij Mollie B.V. (Nederland). Mollie is geen subverwerker: een betaaldienstverlener is voor de betaalgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke, omdat hij eigen wettelijke plichten heeft. Hoe Mollie met uw gegevens omgaat leest u in de privacyverklaring van Mollie op mollie.com.
Deze lijst gaat over de gegevens die in Mensje staan. De webstatistiek en de advertentiemeting op onze website vallen daarbuiten: die draaien vóór het inloggen, op de openbare pagina's, en alleen als u daar zelf toestemming voor geeft. Wij gebruiken daarvoor Google Analytics. In de applicatie zelf, dus na het inloggen, staan geen cookies van derden en meten wij niets. Hoe dat precies zit leest u in paragraaf 9 van de privacyverklaring.
Schakelen wij een nieuwe of vervangende subverwerker in, dan melden wij dat ten minste dertig dagen vooraf per e-mail aan onze klanten. Maakt u binnen die termijn gemotiveerd bezwaar, dan zoeken wij samen naar een oplossing; komen wij er niet uit, dan kunt u het abonnement per die datum beëindigen zonder kosten voor de resterende looptijd.
Een kopie van de verwerkersovereenkomsten en van de doorgiftewaarborgen kunt u opvragen via info@karelenzonen.nl.